Mục Archive trong Gmail có tác dụng gì?

Bạn có một hộp thư Gmail nhưng không muốn xóa email nếu bạn cần chúng sau này? Mục Archive có thể là phần bạn cần, tuy nhiên thực tế khi một email được thiết lập nhãn archive sẽ có nghĩa là gì?

Sử dụng mục Archive do Gmail cung cấp là cách tốt nhất để đảm bảo bạn có một hộp thư đến gọn gàng, có tổ chức trong khi vẫn có quyền truy cập vào các email bạn có thể cần sau này. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về tính năng archive email trong Gmail để bạn có thể sắp xếp hộp thư đến của mình và loại bỏ một số lộn xộn.

Archive trong Gmail là gì?

Khi nói đến việc giữ cho hộp thư đến của bạn sạch sẽ và có tổ chức, bạn có một số tùy chọn. Gmail cung cấp cho bạn một tính năng thú vị để sắp xếp thư của bạn thành các danh mục như chính, quảng cáo, mạng xã hội và hơn thế nữa. Tính năng này rất hữu ích vì nó ngăn các thông báo quảng cáo và truyền thông xã hội khó chịu đó khỏi hộp thư chính của bạn.

Tính năng này giúp giữ mọi thứ ngăn nắp hơn, nhưng ngay cả khi nó được bật, hộp thư đến của bạn vẫn có thể đầy khá nhanh và bắt đầu trông hơi hỗn loạn. Trong trường hợp này, bạn cũng có thể muốn bắt đầu sử dụng các chức năng xóa và Lưu trữ (archive) để di chuyển các email bạn đã tham dự khỏi hộp thư đến của mình.

Bằng cách lưu trữ email, bạn vẫn giữ một bản sao của email , nhưng nó không được hiển thị trên hộp thư đến chính của bạn nữa. Email này sẽ có thể được tìm thấy nếu bạn cần lại. Ngoài ra, khi ai đó gửi cho bạn một email khác trên cùng chuỗi mà bạn đã lưu trữ, nó sẽ vẫn xuất hiện trong hộp thư đến của bạn. Vì vậy, bạn không phải lo lắng rằng bạn sẽ bỏ lỡ điều gì đó hoặc phải theo dõi nhiều tài khoản hoặc thư mục để tìm hoạt động.

Lưu trữ mail khác gì so với xoá mail

Có một sự khác biệt lớn giữa lưu trữ email và xóa chúng. Bạn nên biết sự khác biệt này vì đôi khi bạn sẽ có những email có thể bị xóa, trong khi một số email nhất định cần được giữ lại vì chúng có thể chứa thông tin mà bạn có thể cần.

Nếu bạn xóa một email, email đó sẽ được chuyển vào thư mục thùng rác của bạn. Nó sẽ ở đây trong khoảng thời gian mặc định là 30 ngày. Sau đó, nó sẽ bị xóa vĩnh viễn. Bạn có thể xóa tin nhắn rác và email mà không cần suy nghĩ kỹ. Lưu trữ email của bạn chỉ xóa nó khỏi hộp thư đến, nhưng thư sẽ vẫn được lưu trữ an toàn. Bằng cách này, bạn có thể khôi phục nó bất cứ lúc nào. Email cũng sẽ được lưu trữ vô thời hạn trừ khi bạn chuyển nó sang một thư mục khác hoặc trở lại hộp thư đến của mình.

Làm cách nào để xóa các email đã lưu trữ trong Gmail?

Lưu ý là email lưu trữ vẫn được tính vào dung lượng 15GB của bạn. Do đó điều quan trọng cần lưu ý là bạn có thể xóa các email đã được lưu trữ. Bằng cách này, nếu bạn cần giải phóng một số dung lượng và có các email đã lưu trữ mà bạn không cần nữa, bạn có thể xóa chúng và giải phóng dung lượng. Tuy nhiên, có lẽ bạn không nên làm điều này quá thường xuyên vì bạn có thể không bao giờ biết khi nào bạn có thể cần tham khảo lại một email.

Tại sao bạn nên lưu trữ email?

Mặc dù rất ít người lưu trữ email, nhưng có một vài lý do tuyệt vời tại sao bạn nên bắt đầu sử dụng tính năng này với tài khoản Gmail của mình. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc đọc và trả lời email chiếm 28% thời gian một ngày làm việc của nhân viên. Với một thống kê cao như vậy, điều quan trọng là hộp thư đến email của bạn hoạt động hiệu quả nhất có thể.

Sử dụng tính năng lưu trữ cho tài khoản Gmail của bạn có những lợi ích sau:

• Nó cung cấp một hộp thư đến sạch hơn, dễ quản lý hơn.
• Nó đảm bảo rằng không có thông tin cần thiết hoặc có giá trị nào bị mất.
• Nó giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và tìm kiếm thông tin khi bạn cần.
• Nó giúp doanh nghiệp của bạn không bị kiện tụng vì đây là yêu cầu pháp lý để lưu trữ hoặc lưu trữ thông tin kỹ thuật số trong một thời gian.

Như bạn có thể thấy, có nhiều lý do cá nhân và nghề nghiệp khiến việc sử dụng tính năng lưu trữ do Gmail cung cấp có thể có lợi. Cách sử dụng tính năng này cũng đơn giản đến mức bạn sẽ thắc mắc tại sao mình chưa sử dụng nó.

Làm thế nào để tìm email lưu trữ trong Gmail?

Sẽ không có ích gì cho việc lưu trữ email nếu bạn không thể tìm thấy chúng một cách dễ dàng khi cần. Vì lý do này, nhiều người giữ email của họ trong hộp thư đến chính của họ. Tuy nhiên, Google đã giúp bạn vô cùng dễ dàng sử dụng kho lưu trữ trong Gmail.

Vậy, ‘kho lưu trữ email’ trong Gmail nằm ở đâu? Không có thư mục lưu trữ nào trong Gmail, vậy làm sao để tìm.

Trên máy tính để bàn

Chuyển qua phần Tất cả Thư

Các email đã lưu trữ được Google ẩn theo mặc định. Đây là lý do tại sao bạn không thấy chúng trong hộp thư đến của mình. Tuy nhiên, khi bạn vào thư mục Tất cả Thư, chúng sẽ hiển thị với bạn.

Khi ở trong hộp thư đến Gmail, bạn di chuột qua phía bên trái để mở rộng menu bên. Từ đây, bạn cuộn xuống Tất cả Thư và nhấp vào thư mục. Bằng cách này, bạn sẽ mở được thư mục chứa tất cả các email của mình, bao gồm cả những email đã lưu trữ.

Sử dụng Thanh tìm kiếm

Phương pháp này thuận tiện hơn nhiều, đặc biệt nếu bạn lưu trữ nhiều email. Khi bạn sử dụng thanh tìm kiếm để tìm kiếm một email, chủ đề hoặc chủ đề, nó sẽ tự động tìm kiếm tất cả các email của bạn. Điều này bao gồm các email đã gửi và lưu trữ của bạn. Như vậy, khi bạn tìm kiếm một chủ đề cụ thể thông qua thanh tìm kiếm, bạn cũng sẽ tìm thấy email đã lưu trữ liên quan đến chủ đề đó.

Trên thiết bị di động

Tìm email đã lưu trữ trên thiết bị Android

Tìm thư đã lưu trữ của bạn trên ứng dụng Gmail dành cho thiết bị Android rất đơn giản. Tất cả những gì bạn cần làm là mở ứng dụng Gmail trên thiết bị Android của mình. Tiếp theo, bạn nhấn vào biểu tượng ba đường ngang và từ menu này, bạn có thể chọn sử dụng phương pháp Tất cả thư được liệt kê hoặc tùy chọn thanh tìm kiếm.

Tìm email đã lưu trữ trên thiết bị iOS

Gmail có thể không phải là ứng dụng email ưa thích của người dùng iPhone. Ứng dụng Gmail vẫn có sẵn trên Apple App Store. Nếu bạn có ứng dụng Gmail trên thiết bị iOS của mình, bạn có thể truy cập các email đã lưu trữ của mình bằng cách nhấn vào biểu tượng menu > chọn Tất cả thư hoặc sử dụng thanh tìm kiếm.

Lưu trữ email của bạn là một cách hiệu quả để sắp xếp hộp thư đến của bạn và giữ cho nó luôn ngăn nắp. Nó tương đương với việc đánh dấu một nhiệm vụ là đã hoàn thành trong danh sách việc cần làm. Gmail có một cách độc đáo để sắp xếp kho lưu trữ của nó vì nó không phải là một thư mục riêng biệt mà là một nhãn. Điều này có nghĩa là một thư có thể được lưu trữ và gắn nhãn với nhiều tiêu đề khác nhau, giúp bạn dễ dàng tìm thấy khi cần. Trái ngược với việc có một thư mục loại bỏ hoàn toàn email khỏi thư mục gốc sau khi di chuyển, khiến việc theo dõi trở nên khó khăn hơn.